Consapevolezza: come si declina nei sistemi di gestione

All'interno delle norme sui sistemi di gestione, c'è un punto spesso dimenticato o, comunque, scarsamente considerato: 7.3 Consapevolezza.

E' effettivamente un punto molto complesso da mettere in atto e molto difficile da campionare, durante gli audit sia di prima che di terza parte. Tuttavia, non di meno, rappresenta un pilastro portante all'interno delle organizzazioni. In questo articolo, voglio accompagnarvi alla scoperta di questo punto e provare a farvi comprendere la sua portata rivoluzionaria.

Consapevolezza, ma di cosa?

Se prendiamo i 3 standard, troviamo che sono assolutamente congruenti tra loro in questo punto.

Tutti e tre gli schemi che consideriamo (9001, 14001, 45001) prevedono quanto segue:

L'organizzazione deve assicurare che le persone che svolgono un'attività lavorativa sotto il controllo dell'organizzazione siano consapevoli:

Notiamo subito come gli standard richiamino la necessità di estendere la consapevolezza non solo ai proprio lavoratori subordinati ma a tutti coloro che svolgono un'attività lavorativa sotto il controllo dell'organizzazione, inclusi quindi gli appaltatori e altri esterni che potrebbero essere vincolati all'organizzazione.

Veniamo ora agli elementi sui quali le persone devono essere rese consapevoli.

Politica o obiettivi dell'organizzazione (ambiente, qualità, sicurezza)

Perché l'organizzazione dovrebbe rendere consapevoli le persone della propria politica e propri obiettivi?

E' inutile dire quanto maggiore può essere l'apporto e l'adesione dei lavoratori ai valori aziendali quando questi vengono trasmessi e condivisi. Se in una riunione dico: "dobbiamo finire quel lavoro anche se il risultato sarà pessimo, per rispettare le consegne" io sto rendendo consapevoli coloro che partecipano alla riunione, che l'impegno dell'azienda è volto, prima di tutto, al rispetto delle scadenze, anche se la qualità del prodotto ne dovesse risentire. Questo è trasmettere consapevolezza, anche se la politica e gli obiettivi, in questo caso, non sono molto condivisibili.

Quindi, rendere consapevoli le persone della policy aziendale e dei suoi obiettivi è un processo continuo che si realizza anche nelle situazioni operative. Capite quanto sia difficile dare evidenza oggettiva di questo se non mediante complesse registrazioni di riunioni, oppure, più facilmente, sentendo i lavoratori e cercando di capire come hanno recepito la politica aziendale. Cosa si aspetta da te l'azienda? Su cosa, secondo la tua esperienza, punta in prima istanza? Cosa fa piacere ai capi?

Contributo all'efficacia del sistema

Questo punto è estremamente importante. Quante volte ci sentiamo dire: "tanto ciò che faccio non conta nulla", "perché dovrei fare così, come se il mio comportamento potesse cambiare di una virgola le cose", "all'azienda non frega nulla di cosa penso io".

Posizioni del genere sono altamente pericolose per moltissimi motivi, tra cui:

  1. scarsa motivazione legata al sentirsi solo un numero;
  2. scarsa propensione a proporre implementazioni, modifiche, miglioramenti;
  3. scarsa attenzione al proprio lavoro;
  4. scarsa capacità di autoanalisi delle proprie performance;
  5. difficoltà ad accettare le segnalazioni, anche se meritate.

Implicazioni e conseguenze derivanti dal non essere conformi

Molto spesso, all'interno delle organizzazioni, troviamo una scarsissima propensione alla gestione delle non conformità. Questo strumento, essenziale per il miglioramento dell'organizzazione stessa viene spesso visto come una "caccia al colpevole" con il risultato che le segnalazioni non vengono fatte e le non conformità vengono trattate "in casa" nel silenzio. Ne deriva che l'organizzazione non migliora.

Analogamente, si vedono spesso non conformità che non vengono corrette, ma solo trattate in emergenza quando avvengono, perché tanto "nessuno è perfetto" e qualche problema è accettabile. Eppure, se operassi per rimuovere le cause delle non conformità, prevenendone così il ripetersi, il miglioramento sarebbe tangibile. Non trovate irritante l'affrontare sempre gli stessi problemi?

Dobbiamo, quindi, lavorare sulla consapevolezza relativa alle conseguenze che le non conformità portano con sé:

  1. inefficienza (aumento dei costi, riduzione della capacità di assumere nuova forza lavoro, riduzione della possibilità di elargire premi);
  2. ripercussioni sul rapporto con i clienti (contratti messi in discussione, riduzione degli ordini potenziali, maggiore impegno per giustificare);
  3. danni all'organizzazione (danni all'immagine, danni materiali, mancato guadagno, sanzioni, mancata presenza di lavoratori a causa di infortuni o malattie, blocco della produzione in caso di emissioni fuori controllo).

Se il lavoratore sapesse quanto "costa" una sua non conformità, se legato all'azienda, farebbe di tutto per evitare che possa ricapitare. Naturalmente, anche la direzione deve operare affinché siano assegnate sufficienti risorse (tempi, soldi, competenze) per poter individuare il modo corretto per correggere le situazioni che determinano non conformità.

Questo porterebbe anche ad una maggiore attenzione alle situazioni di potenziale non conformità, un aumento della partecipazione dei lavoratori e, naturalmente, un miglioramento dei processi.

Incidenti

La 45001 richiama l'importanza di rendere consapevoli i lavoratori degli incidenti e delle cause degli stessi. Questo elemento, sperimentato nei luoghi di lavoro, permette di far comprendere meglio l'ambito in cui si lavora. Fin quando, durante i corsi di formazione, parlo dei grandi sistemi o di situazioni verificatesi in altre aziende, l'attenzione è generalmente ridotta, se si parla, invece, di casi avvenuti all'interno dell'organizzazione stessa, vi è un maggiore coinvolgimento delle persone. Se un incidente è capitato ad uno che conosco, sono più propenso a capire cosa è successo, immedesimandomi in quella persona.

Narrare gli eventi incidentali capitati, o che sarebbero potuti capitare, andare a descrivere le cause radici risultanti dalle indagini effettuate e le misure adottate, è sicuramente un sistema per aumentare la partecipazione dei lavoratori al processo di implementazione e miglioramento del sistema.

Nascondere gli eventi e le cause, non fa che alienare i lavoratori dai processi e, quindi, si sentiranno esclusi e non parteciperanno.

Pericoli, rischi e azioni adottate

Questo elemento è parte stessa del processo di formazione obbligatoria come previsto all'articolo 37 D.Lgs. 81/2008. Eppure, anche in questo caso, la mia esperienza riporta approcci molto superficiali, anche dettati da motivi di costi/compensi, che riducono l'efficacia di questi interventi.

Rendere consapevoli i lavoratori dei rischi ai quali sono esposti, partendo dai pericoli e descrivendo le misure già adottate, è il primo passo per permettere ai lavoratori stessi di comprendere meglio il loro ambiente, le situazioni in cui operano e le misure atte a proteggerli. Ad esempio, se spiego, possibilmente con casi reali, l'importanza della cintura di sicurezza sui carrelli elevatori, ho maggiori possibilità che la stessa venga impiegata, rispetto ad una mera imposizione dall'alto.

Descrivere le misure adottate è, altresì, importante affinché i lavoratori segnalino eventuali malfunzionamenti degli stessi, oltre a ridurre la possibilità di elusione o manomissione.

Allontanarsi dalle situazioni di rischio

La 45001 invita l'organizzazione a rendere consapevoli i lavoratori del diritto di abbandonare il posto di lavoro quando sussistono condizioni di rischio grave e immediato. Questo per dare il senso della misura e che ci sono situazioni nelle quali è l'organizzazione stessa a dirti che non è possibile continuare a lavorare in determinate situazioni.

Conclusione

L'aumento della consapevolezza delle persone è elemento essenziale all'effettivo miglioramento del sistema che non può non partire anche dal basso. Chiedere partecipazione dei lavoratori a qualcosa che non comprendono è pura illusione. Diamo consapevolezza e riceveremo partecipazione, diamo riscontro alla partecipazione e otterremo la collaborazione, diamo modo alla collaborazione di dare i propri frutti e avremo un'organizzazione vera ed efficace.

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