Spesso veniamo attanagliati dalla frenesia perché passiamo gran parte del nostro tempo a correre dietro alle emergenze e alle attività che avremmo dovuto svolgere ma per le quali non abbiamo mai trovato il tempo necessario.Ci stiamo avvicinando alla fine dell’anno e gennaio è il mese perfetto per pianificare.
Immaginiamo di avere una ventina di clienti dove siamo RSPP o per i quali, comunque, abbiamo un contratto di assistenza. In quel contratto, immagino, siano indicati il numero di sopralluoghi all’anno che garantite.
Ecco, proprio per gestire al meglio queste attività, nella mia esperienza la pianificazione è essenziale, per non arrivare a fine anno e scoprire di esservi perso qualche sopralluogo previsto. Il cliente, probabilmente, non vi contesterà questa mancanza ma il mancato sopralluogo vi porterà a perdere del terreno rispetto al piano che vi eravate fatti quando avete previsto l’impegno per quella commessa. Terreno che, molto probabilmente, vi tornerà indietro con gli interessi tra qualche mese o, peggio, vi ritroverete a fine anno a cercare di recuperare tutte le attività rimaste indietro.
Per quanto mi riguarda, l'attività presso il cliente è nettamente preminente rispetto alle attività di backoffice. Questo perchè, è solo presso il cliente che riesco a vedere la realtà operativa dell'azienda e, quindi, trovare eventuali situazioni di pericolo. Nonostante questo, spesso, finiamo per seguire il flusso degli eventi e le emergenze, ritornando in una situazione di affanno, rispetto a quello che dovremmo fare realmente: indiviuduare i pericoli e dare indicazioni per ridurli.
Pianificare, però, non è solo “calendarizzare” ma è anche prevedere in anticipo cosa andare a fare, oltre che quando. Vi ho parlato di sopralluoghi, ma la pianificazione può riguardare qualsiasi cosa.
Ecco gli elementi che dobbiamo prevedere nella pianificazione, usando le classiche 5W+H (in un ordine un po’ fantasioso):
- Quando: il primo elemento da considerare è la scadenza che ci diamo per un determinato sopralluogo o attività. Se ho in mente di effettuare 5 sopralluoghi in un anno, questo determinerà la necessità di pianificarli separatamente e, per ognuno, inserire una data di scadenza entro cui eseguirlo. Non cedete alla tentazione di posticipare perchè a pagarne saerete sempre voi. Se non vado dal cliente con una certa frequenza, non sarò in grado di vedere i cambiamenti o, quantomeno, continuerò ad avere una visione non completa delle attività svolte. Spesso, quando sono dal cliente, semplicemente vago per i reparti ad ossservare cosa fanno i lavoratori, fino a quando non divento "invisibile" e allora scopro tante cose e, soprattutto, comportamenti interessanti. Solo vivendo in azienda potete sperare di accedere alle informazioni che vi servono;
- Cosa: dobbiamo prevedere in anticipo quali attività mettere in campo in occasione del singolo sopralluogo. A palla ferma, riusciamo ad essere più efficaci nella pianificazione. Il primo sopralluogo dell’anno, potrebbe essere, ad esempio, un giro generale dell’azienda per individuare eventuali modifiche sostanziali, eventuali nuove non conformità, pianificare la formazione. Il secondo sopralluogo, potrebbe essere dedicato alla chiusura delle non conformità rilevate nel corso del primo sopralluogo; il terzo potrebbe essere per fare la prova di evacuazione e il punto sulla formazione pianificata in modo da avere ancora il tempo di recuperare eventuali ritardi; il quarto sopralluogo sarà per verificare l’efficacia delle azioni adottate a seguito delle non conformità; il quinto per la riunione periodica di chiusura dell’anno. La pianificazione è anche molto utile nel concordare con il cliente cosa fare e di chi avremo bisogno. In assenza di questo, spesso ci sentiremo dire: "oggi il responsabile del magazzino non ti può dare retta perché c'è una consegna urgente, torna la prossima settimana". Se questo avviene al telefono bene, ma se siete andati dal cliente per poi tornarci qualche giorno dopo, potrebbe essere già un problema in più;
- Chi: se siamo dei liberi professionisti, tocca a voi, ma se siete parte di uno studio, potreste assegnare i diversi sopralluoghi a diversi tecnici dello studio, magari con competenze specifiche per gestire eventuali elementi particolari legati al singolo sopralluogo. Pensiamo, ad esempio, ad un sopralluogo dedicato alla valutazione di alcuni manufatti in amianto;
- Dove: se l’azienda ha un unico stabilimento, il “dove” potrebbe essere il singolo reparto a cui dedicarsi in quell’occasione; se ci sono più sedi, il “dove” è ancora più semplice da capire a cosa si riferisce. Pianificare bene il “dove” potrebbe aiutarvi anche a contenere i costi abbinando sopralluoghi in aziende o sedi vicine tra loro. Sappiamo molto bene quante risorse ci tolgono i trasferimenti tra tempo, costi e, per noi liberi professionisti, ridotta detrazione fiscale;
- Perché: la domanda potrebbe sembrarvi stupida, ma devo avere ben chiaro i motivi che mi spingono ad effettuare un sopralluogo perché da questi deriva cosa andare a vedere e cosa fare. Se nel corso di quest’anno avete avuto diversi infortuni con le scale portatili, ne deriverà che andrete a porre particolare attenzione a questo specifico elemento nel corso dei sopralluoghi. Chiaritevi bene le idee e vedrete che sarete molto più efficaci. Analogamente, se l'ultima volta è venuto fuori un tema specifico, ad esempio l'impilamento di materiali, in occasione del prossimo sopralluogo dovrete prevedere di trattare in modo specifico quel tema, per non lasciarlo cadere nel dimenticatoio;
- Come: pianificate bene quali strumenti usare, come recarsi dal cliente ecc. Pianificare le risorse vi permetterà di ridurre i costi e rendere i sopralluoghi più efficaci. Pensate solo a quando arrivate in azienda e vi rendete conto di non esservi portati dietro il fonometro, come avevate pensato in occasione dell’ultimo sopralluogo quando vi mostrarono la moletta nuova appena acquistata. Vi toccherà un altro sopralluogo, magari pure fuori budget.
Se avete appena iniziato questo mestiere o avete un numero ridotto di clienti, tutto questo vi potrà sembrare eccessivo e sovradimensionato, ma se siete sul campo da qualche tempo, penso che quanto vi ho appena detto, non vi abbia lasciato indifferenti.
Come pianifico io i miei sopralluoghi?
Vediamo ora, come pianifico io le mie attività, o almeno ci provo, le metto in atto e le controllo. Naturalmente, lo faccio usando AimSafe e il modulo Consulenti che ci permette di avere due strumenti essenziali per la pianificazione: le azioni e il calendario.
Ipotizziamo che è il 7 gennaio 2019, siamo appena tornati al lavoro dopo le feste che ci hanno sicuramente appesantito ma ci hanno anche ridato un po’ di energia che, unita agli immancabili buoni propositi che accompagnano l’inizio d’anno, vanno massimizzati per ottenere i migliori risultati.
Vado su “Sedi aziendali” e clicco per andare nella pagina dove trovo tutti i miei clienti. Vi faccio vedere i passaggi usando un'azienda finta: il cliente “Committente S.r.l.”. Clicchiamo due volte sul cliente, quindi, accediamo alla sezione “Azioni” e clicchiamo su “Nuovo”.
Nel campo “Data” andremo a indicare la data di oggi, intendendo la data in cui abbiamo effettuato la pianificazione. Non inserite qui la data prevista per il sopralluogo, altrimenti perdereste la funzione di avvertimento da parte di AimSafe.
Ora inseriamo il titolo che ci permetterà di identificare velocemente di cosa si tratta. Inseriamo “Primo sopralluogo”. Naturalmente potrete decidere di inserire delle indicazioni diverse.
Nella “Descrizione” andremo a inserire cosa vogliamo fare in quell’occasione: ipotizziamo che, essendo il primo sopralluogo dell’anno, io voglia fare una sorta di punto zero, rifacendo un giro completo degli ambienti di lavoro, il controllo dell’organico per vedere se è allineato tra AimSafe e l’organico in forza e verificare la formazione che andrà svolta nel corso dell’anno.
Come “Luogo” potrei andare a inserire la sede oppure, visto che questa è già indicata dalla sede aziendale, il reparto oggetto dell’intervento. Altrimenti, lascerò anche vuoto.
“Responsabile” può essere la persona che effettuerà il sopralluogo o colui che deve controllarne la pianificazione. Potrebbe, ad esempio, essere il responsabile della commessa.
“Budget disponibile” può essere un dato assolutamente secondario a meno che non abbiate vincoli di spesa.
“Data scadenza” andremo ad inserire la data entro cui è previsto il primo sopralluogo. Ipotizziamo di avere un contratto che preveda 4 sopralluoghi all’anno, quindi uno entro fine marzo, uno entro fine giugno, uno entro fine settembre e l’ultimo a dicembre.
Iniziamo a caricare la scadenza del primo appuntamento: 31/03/2019.
Qui finisce la parte di pianificazione. Gli altri campi, andranno poi compilati in occasione del sopralluogo, ma ci torneremo dopo.
Ora, andiamo a vedere sul “Calendario” come comparirà il sopralluogo previsto. Andiamo al mese di marzo. Vedete che compare la scadenza del primo sopralluogo. Ipotizziamo di essere prossimi a quella scadenza, chiamo il cliente e fisso il sopralluogo per il 22/03/2019.
Quando sarò dal cliente, accederò all’azione e inserirò la data del sopralluogo nel campo “data fine” in modo da non ricevere più avvertimenti relativi a questa scadenza. Dopodiché, rivedete le attività pianificate e completate il campo “Azioni” descrivendo cosa state facendo, quali elementi avete acquisito ecc.
Se ora uscite, cliccando su “Salva”, vedrete che compare la dicitura “Non verificato”. Significa che manca ancora il riesame.
Probabilmente, infatti, alla fine del sopralluogo, rimarranno alcuni elementi in sospeso o da approfondire. Ad esempio, il cliente mi dice che la verifica di messa a terra è stata effettuata ma, semplicemente, non gli è ancora arrivato il certificato di verifica. Quando ve lo invierà e tutti gli elementi in sospeso saranno esauriti, potrete inserire anche la data di controllo ed eventuali osservazioni.
A questo punto, uscendo sempre cliccando su “Salva” troverete che l’azione è conclusa. Non resterà che ripetere questo procedimento anche per i prossimi sopralluoghi.
Grazie a tutti per l’attenzione e buon lavoro.
