La Gestione del Mansionario Aziendale

Una dei fattori più importanti in un’organizzazione sono le risorse umane che compongono la propria struttura ed organigramma, la definizione e gestione di un mansionario aziendale assicura all'azienda di collocare specifiche risorse, con adeguate competenze, per il corretto svolgimento dei processi aziendali, necessario al raggiungimento degli obbiettivi ed al rispetto dei requisiti applicabili.

La creazione del mansionario aziendale, e la sua gestione, è uno dai requisiti obbligatori richiesti dai sistemi di gestione per le certificazioni aziendali in tutti gli ambiti. L’organizzazione che definirà, nell'ambito di una efficiente procedura per le risorse umane, questi aspetti darà riprova di aver ben analizzato il proprio contesto, individuato quelli che siano i possibili rischi impattanti sui processi, e definito le azioni da intraprendere per la loro mitigazione, comprese le competenze e l’esperienza necessaria delle proprie risorse.

Le criticità di una cattiva gestione di mansionario ed organigramma

Le criticità che ritroviamo più frequentemente durante un'attività di consulenza o di audit sulla gestione del mansionario aziendale possono riassumersi:

  • Scarsa coerenza tra contesto, organigramma e mansionario aziendale, quando l'organizzazione o non ha ben identificato i possibili rischi impattanti sui propri processi, o non ha definito i ruoli necessari per la loto mitigazione;
  • Presenza di un organigramma troppo focalizzato sul management, quando l'organizzazione ha una gestione padronale di controllo direzionale e non un focus sulle aree di rischio.  Per esempio quando la direzione, non ha un vero e proprio mansionario aziendale e l'organigramma riporta i medesimi nominativi in tutti i ruoli considerati di controllo;
  • Scarsa definizione delle competenze minime e delle responsabilità inerenti ad una specifica mansione. E' ovvio che nelle piccole realtà un addetto ricopra più mansioni, ma devono essere definiti i requisiti minimi per la corretta gestione dei processi, fondamentali per efficace ricerche di personale o per cogliere le opportunità di crescita professionale;
  • Assenza delle definizioni gerarchiche e dei sostituti per il ruolo definito nell'organigramma e mansionario aziendale;
  • Assenza delle evidenze di presa funzione da parte dell'addetto e della formazione necessaria allo svolgimento della propria mansione.

La redazione del mansionario ed organigramma aziendale

La direziona aziendale dovrà definire per ogni mansione relativa ai propri processi da inserire in organigramma:

  • Requisiti applicabili necessari, in caso, come per esempio nei laboratori di analisi, talune mansioni siano definite dalla norma di accreditamento o da requisiti legali;
  • Requisiti di competenza ed esperienza, definire che cosa necessiti all'azienda per il corretto funzionamento di un processo, titolo di studio, esperienza e competenza specifica, ecc;

Potranno essere utili a questa analisi strumenti come i diagrammi a lisca di pesce per inquadrare le criticità specifiche di un processo. Dopodiché si procederà a:

  • Definizione delle risorse necessarie per lo svolgimento di tutte le attività aziendali;
  • Redazione di un profilo per la mansione comprensivo di requisiti minimi, competenza ed esperienza, le responsabilità, comunicazione e gerarchia;
  • La presa funzione della risorsa, l'evidenza consapevole dell'addetto di quanto sopra, per talune mansioni come per esempio quelle sulla sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, ambiente, sono effettuate tramite deleghe notarili;
  • La definizione della crescita professionale della risorsa nel tempo;
  • In caso di nuovi ingressi i metodi di selezione, addestramento ed affiancamento in attesa di presa mansione;
  • La definizione dei sostituti per le mansioni;
  • Le modalità di monitoraggio delle competenze, tramite attività di verifica, indicatori sulle non conformità specifiche, ed altro.

Nelle organizzazioni di modesta grandezza è normale trovare addetti che ricoprono più mansioni, aspetto che deve essere definito, e deve essere fatta attenzione all'indipendenza e terzietà dei ruoli ove necessiti.

Cogliere le opportunità della gestione delle competenze per l'organigramma aziendale

Durante l'effettuazione dell'analisi dei rischi ed opportunità, ed in sede di riesame, l'organizzazione, sulla base dei dati raccolti, potrebbe rendersi conto che, molte delle criticità aziendali, provengono da una scarsa competenza, o semplicemente collocazione, delle risorse umane. Ovviamente seppur la formazione risulti uno degli strumenti di crescita più importanti per un'azienda, riuscire ad andare oltre al rispetto dei requisiti normativi applicabili, può risultare molto oneroso, soprattutto se a dover essere formate sono figure con i ruoli come il responsabile qualità, o figure designate all'effettuazione di audit interni. L'opportunità che scaturisce da questa criticità, oltre che l'acquisizione di ulteriori risorse umane già formate in organico, è la partecipazione da parte dell'organizzazione a piani di formazione tramite fondi inter professionali, che aiutano ad ammortizzare l'onere economico di questo essenziale processo.

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